Job Description

Datang dan sertai kami dalam perjalanan kami untuk menjaga orang agar dapat menjadi yang terbaik! Kami percaya bahwa menjadi yang terbaik adalah tentang menjadi diri Anda yang sebenarnya - terlibat, puas, dan siap menghadapi dunia.

Hyatt Place Kuala Lumpur, Bukit Jalil - menandai hotel Hyatt Place pertama di Malaysia. Terletak di Bukit Jalil, sebuah pinggiran kaya yang terletak di koridor selatan Kuala Lumpur, hotel ini menawarkan 250 kamar tamu, restoran tiga kali makan, Ballroom besar, 4 ruang rapat dan ruang acara yang fleksibel, restoran atap, pusat kebugaran, dan kolam renang di lantai atas.

Saat ini kami sedang mencari seorang Asisten Administrasi untuk bergabung dengan kami saat kami terus melakukan perjalanan yang menarik ini dengan hotel. Posisi ini melapor kepada Hotel dan General Manager. Posisi ini eksklusif tersedia bagi individu dengan kewarganegaraan Malaysia saja.

Administrasi

• Mengarahkan semua surat masuk dan surat keluar serta korespondensi terkait administrasi umum.
• Memastikan persediaan administrasi seperti perlengkapan kantor disimpan dengan baik dan digunakan sesuai untuk meminimalkan pemborosan dan kerusakan.
• Memelihara Barang Persediaan, item persediaan minimal, termasuk dalam item persediaan, titik pemesanan ulang, daftar item, dan Satuan Ukuran melalui penggunaan Scala.
• Menjawab dan meneruskan panggilan telepon masuk.
• Mengatur janji temu untuk General Manager.
• Memastikan kerahasiaan yang paling ketat dipertahankan dalam berurusan dengan semua urusan terkait pekerjaan.
• Menghadiri dan menyiapkan notulen rapat sesuai kebutuhan.
• Memastikan sistem arsip yang efisien dan akurat, baik secara manual maupun elektronik, dipelihara setiap saat.
• Menangani korespondensi sehari-hari atas nama General Manager jika berlaku.
• Menyiapkan laporan, surat, memorandum, faks, dll. sesuai yang ditugaskan oleh General Manager sambil memastikan tingkat kerahasiaan yang paling ketat setiap saat.
• Mengirimkan surat, faks, dan meneruskan dokumen sesuai yang diperlukan oleh General Manager.
• Memelihara catatan dan formulir item sesuai yang diperlukan oleh manajemen korporat dan kebijakan.
• Memelihara organisasi dan pemeliharaan kantor sambil memastikan bahwa semua kontrak dan dokumen keuangan terjaga.

Layanan Pelanggan

• Menangani semua keluhan dan pertanyaan tamu dan pelanggan internal dengan sopan dan efisien, mengikuti hingga masalah terselesaikan secara memuaskan.
• Menjaga interaksi positif tamu dan rekan kerja dengan hubungan kerja yang baik.
• Menyediakan layanan yang melebihi harapan untuk kepuasan dan retensi pelanggan.
• Mengelola operasi sehari-hari, memastikan kualitas, standar, dan memenuhi harapan pelanggan setiap hari.
• Menghadiri pertemuan dan berkomunikasi dengan pimpinan eksekutif dan rekan kerja sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan.

Menyediakan Dukungan Dokumentasi dan Pelaporan

• Membantu manajer dalam penyusunan berbagai laporan dan presentasi.
• Membantu dalam desain dan penyusunan laporan statistik sesuai kebutuhan.
• Mengikuti, menuliskan dan mendistribusikan menit rapat, dan berpartisipasi dalam rapat staf, rapat komite eksekutif dan rapat departemen seperti yang diperlukan.
• Membuat file baru, memelihara file yang ada.
• Memelihara file pemberian hadiah / sumbangan dan membantu dalam membuat reservasi.
• Menyediakan dukungan administrasi untuk manajer / s dan departemen.

Tanggung Jawab termasuk tetapi tidak terbatas pada:

• Membantu General Manager dan Hotel Manager dalam tugas administratif sambil menjaga kerahasiaan yang ketat.
• Menjawab semua panggilan masuk ke Kantor Eksekutif.
• Mengelola kalender, jadwal perjalanan / itineraries, dan janji temu sesuai kebutuhan.
• Bertanggung jawab atas pembuatan laporan Eksekutif tertentu yang ditugaskan oleh General Manager dan Hotel Manager.
• Mengatur dan mengadministrasikan perjanjian kerahasiaan dan dokumen lainnya.
• Menghubungi tamu, VIP, dan anggota World of Hyatt dengan pertanyaan dan permintaan mereka sebelum kedatangan atau selama menginap.
• Menangani reservasi VIP, fasilitas selamat datang, dan menjadwalkan pertemuan dan sambutan seperti yang diperlukan.
• Menjaga hubungan positif dengan semua tamu / klien.
• Mengupdate catatan profil tamu dan jejak untuk kedatangan mendatang tamu yang kembali.
• Memiliki pengetahuan lengkap sepanjang waktu tentang:
• Semua fitur / layanan hotel, jam operasi.
• Semua jenis kamar, jumlah, layout, dekorasi, perlengkapan, dan lokasi.
• Semua tarif kamar, paket khusus, dan promosi.
• World of Hyatt (program loyalitas).
• Memberikan layanan superior kepada tamu yang menghubungi kantor eksekutif, baik secara langsung maupun melalui telepon, dan memastikan tindak lanjut yang tepat dan penyelesaian untuk semua permintaan dan kekhawatiran.
• Menghadiri pertemuan untuk mencatat dan mendistribusikan sesuai kebutuhan.
• Menerima dan membaca surat harian, dengan perhatian khusus pada barang yang membutuhkan perhatian segera. Menyiapkan surat keluar dan penyebaran pos khusus yang ditugaskan.
• Memelihara dan mengatur semua file dan catatan hingga terbaru.
• Mengelola proyek dan melakukan penelitian.
• Mempersiapkan dan mengedit korespondensi, laporan, dan presentasi.
• Membantu tim Operasi dengan berbagai proyek ad hoc.
• Penjaga untuk semua

Talent Pal