Job Description

Deskripsi kerja :

a) Penyediaan Cadangan Potongan Operasi SWM/ KPI SWCORP

Memastikan cadangan potongan diterima sebelum tarikh akhir yang ditetapkan daripada pihak Operasi dan CRM (Customer Relations Management)

Memasukkan data-data potongan ke dalam format excel untuk mendapatkan jumlah potongan

Mendapatkan kelulusan SAM/ ROM untuk potongan "back up" pihak SWM ke kawasan kontraktor

b) Pengurusan hal ehwal kontraktor di Lapangan

Audit kontraktor di lapangan dan menyediakan laporan audit - Audit kenderaan, pekerja, lesen bagi pengesahan dokumentasi yang dihantar oleh kontraktor

Memantau sistem Mresponz eNTC kontraktor dan menyelesaikan masalah yang berkaitan

c) Penyediaan Penyata Pembayaran Kepada Kontraktor

Menyediakan penyata pembayaran kepada kontraktor setiap bulan yang melibat jumlah bayaran dan potongan kepada kontraktor

Memproses dan mengemaskini Kontrak SAP dan PO kontrak dalam sistem

d) Mesyuarat Koordinasi / Taklimat Bersama Kontraktor

Menyelaraskan mesyuarat, perjumpaan dan majlis berkaitan kontraktor bila dikehendaki oleh pihak pengurusan

Membuat perjumpaan dengan kontraktor yang mendapat ranking C & D

e) Mengemaskini Maklumat Kontraktor

Mengemaskini senarai bulanan kenderaan/ pekerja kontraktor SWM

Mengemaskini rekod kemasukan kontraktor SWM jika diperlukan

Menyemak nombor laluan & kenderaan kutipan kontraktor

Mengemaskini kontraktor profil seperti nama, nombor telefon dan sebagainya

f) Laporan Bulanan Kontraktor

Memastikan kontraktor menghantar invois/laporan sebelum tarikh akhir yang ditetapkan

Memastikan kontraktor menghantar jadual sebelum tarikh akhir yang ditetapkan

Menyediakan laporan berkaitan kontrak kepada pihak atasan sebelum atau pada tarikh akhir yang ditetapkan.

a) Penyediaan Surat Kepada Kontraktor

Menyediakan surat amaran kepada kontraktor mengikut spesifikasi yang ditetapkan dari segi penilaian prestasi

Menyediakan surat peringatan/ amaran kepada kontraktor bagi kesalahan KPI

Menghantar pekeliling pentadbiran kontraktor dari semasa ke semasa apabila diperlukan oleh pihak pengurusan

b) Pengurusan Insuran Kontraktor

Memastikan kontraktor mematuhi obligasi kontrak berkaitan dengan insuran

Memastikan insuran kontraktor yang diuruskan oleh pihak SWM disambung mengikut tempoh yang diperlukan

Berhubung dengan pihak insuran yang dilantik dan Jabatan Kewangan bagi urusan pembayaran insuran

Berhubung dengan kontraktor berkaitan kes-kes kemalangan seperti cermin pecah bagi aktiviti pemotongan rumput

c) Menyelenggara Fail-Fail Di Dalam Unit Pentadbiran Kontrak

Menyelenggara semua fail yang berkaitan dengan kontraktor dan Unit Pentadbiran Kontrak

Memastikan salinan dokumen kontrak atau surat lanjutan kontrak difailkan setelah mendapat pengesahan kontraktor

d) Pendaftaran Kontraktor Baru/ Kontraktor Back Up

Menguruskan pendaftaran kontraktor baru dan menyelenggara daftar yang berkaitan dengannya

Menyediakan senarai kontraktor back up untuk keperluan pihak Operasi

e) Lain-Lain Atau Tugas-Tugas Khas Yang Diberikan Oleh Ketua Bahagian

Menguruskan hal-hal penjualan pakaian seragam kepada kontraktor dan menyelenggara rekod berkaitan

Membantu unit-unit yang lain ketika ketiadaan kakitangan yang bertanggungjawab

Lain-lain tugas yang diarahkan oleh HOD/ ROM/ SAM

Spesifikasi Pekerjaan

Sekurang-kurangnya Diploma dalam mana-mana bidang yang diiktiraf.

Mahir dalam penggunaan komputer dan penggunaan aplikasi Microsoft Office (Words, Excel).

Mempunyai pengalaman selama 1 tahun atau lebih dalam bidang pentadbiran

Job Type: Permanent

Pay: RM2,000.00 - RM2,200.00 per month

Work Location: In person